Mai 22

So schaffen Sie gute Arbeitsbedingungen für ihre Beschäftigten im Homeoffice

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Die Gesundheit und Arbeitssicherheit Ihrer Office Worker liegt Ihnen natürlich am Herzen. Wir geben Ihnen hier ein paar Tipps, wie Sie die Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter im Homeoffice so gut wie es geht positiv mitgestalten können.

1. Geeignete Arbeitsbedingungen

  • Fragen Sie Ihre Beschäftigten:
    • welchen Internetanschluß sie zu Hause haben.
    • Haben sie ein eigenes Bürozimmer?
    • Ist für die Betreuung der Kinder gesorgt?

Mitarbeiter, die glauben, daß man im Homeoffice nebenbei noch den Haushalt führen könne, haben den Sinn vom Homeoffice nicht verstanden. Überlegen Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam, wann welche Aufgaben von zu Hause aus gelöst werden können.

  • Beschaffen Sie für Ihre Mitarebeiter geeignete Arbeitsmittel und eine passende Infrastruktur. Klären Sie gemeinsam:

    • welche Mittel benötigt werden (Schreibtisch, Bürostuhl, Laptop, schneller Internetanschluß usw.),

    • welche Mittel das Unternehmen für den jeweiligen Mitarbeiter bereitstellt und

    • welche Kostenbeteiligung den Beschäftigten zu Gute kommen kann (z. B. eine Beteiligung an Strom- und Internetkosten).

  • Ergonomische Arbeitsbedingungen wie z.B. ein Sitz-Steh-Schreibtisch fördern die Gesunderhaltung der Beschäftigten.

 


 

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2. Sinnhafte Tätigkeiten erhöhen die Motivation

  • Im Homeoffice gibt es nicht für alle Tätigkeiten die Arbeitsbedingungen, wie sie im Büro gegeben sind. So fallen z.B. Kundenbesuche weg oder Arbeiten, die nur an den speziellen Anlagen im Büro ausgeführt werden können (CAD-Arbeitsplätze).

  • Andere Arbeiten (Meetings, Konferenzen) müssen nun mit anderen Mitteln (Videokonferenzen) ausgeführt werden. Das erfordert eine andere Vorbereitung.
  • Achten Sie wie in der “normalen” Büroarbeit auch auf die Sinnhaftigkeit der Tätigkeiten. Ihre Mitarbeiter  sollten wissen, welche Aufgaben prioritär zu erledigen sind und welche Rolle diese für das gesamte Unternehmen spielen. Beschäftigte mit dem Gefühl, dass sie Maßnahmen verstehen und sie diese handhaben können, sind in der Regel gesünder.

  • Im Homeoffice besitzen Beschäftigte oft einen hohen Handlungsspielraum zur Erledigung der Aufgaben. Dieser sollte nicht zu sehr eingeschränkt werden.

  • Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, entstandene Freiräume für digitale Lern- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu nutzen.

  • Auch Aufgaben, die lange liegen geblieben sind, können jetzt unter Umständen bearbeitet werden. Klären Sie gemeinsam, was geeignet ist.

 

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3. Eine Kultur des Miteinander pflegen

  • Auch im Homeoffice ist ein regelmäßiger Kontakt wichtig. Sie zeigen ihnen damit, dass Sie da sind. Tägliche Anrufe etwa zur Kontrolle sind dagegen wenig hilfreich. Besser ist ein offenes Chatfenster, in dem Sie anzeigen, dass Sie verfügbar sind.
  • Videokonferenzen bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mit Ihren Mitarbeitern besser zu vernetzen und sich auch mal „sehen“ zu können. Derzeit bieten viele Videokonferenz-Betreiber Ihre Software und Services deutlich günstiger oder kostenfrei an. Vorsicht viele dieser “günstigen” Angebote sind nicht sicher weder in Bezug auf den Datenschutz noch auf dem Gebiet der Sicherheit. Wir empfehlen ausschließlich sichere Lösungen.
  • Kleine Rituale zeigen den Beschäftigten, dass ihre Führungskraft und das Team trotz der räumlichen Entfernung aktiv sind. Im Reallife ist es der Smalltalk in der Teeküche. Im Homeoffice ist es vielleicht die Surefix Videoconference jeden Morgen um 8 Uhr.
  • Es ist hilfreich, wenn Absprachen und Feedback zur Routine im Homeoffice dazugehören. Jede Kommunikation, jedes Lob und jedes Feedback, dass Beschäftigte erreicht, gibt ihnen Sicherheit und Orientierung.
  • Schnellen Veränderungen in Krisenzeiten kann am besten durch zielgerichtete Kommunikation begegnet werden. Die Informationen können Sicherheit vermitteln und Ängste abbauen, wenn sie klare, nachvollziehbare Entscheidungen beinhalten, das Wohl der Beschäftigten im Zentrum steht, zeitnah erfolgen, der Situation angemessen sind und idealerweise persönlich übermittelt werden.
  • Führungskräfte sollten alle Beschäftigten systematisch und persönlich kontaktieren und sich hierfür bewusst Zeit nehmen. Gibt es offene Fragen oder Unterstützungsbedarf?

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4. Klare Absprachen reduzieren negative Arbeitsbedingungen

  • Arbeiten (nahezu) alle Beschäftigten im Homeoffice werden sich auch Veränderungen in der Arbeitsorganisation ergeben und den Beschäftigten kommt eine erhöhte Eigenverantwortung zu. Treffen Sie hierfür klare Absprachen und bieten Sie Unterstützung an.
  • Auch im Homeoffice sind feste Strukturen und Abläufe für eine erfolgreiche Aufgabenerledigung und Arbeitszufriedenheit hilfreich. Behalten Sie feste Eckpunkte, wie Meetings, Dead-Lines und Prioritäten bei. Diese Routinen helfen Beschäftigte bei der Strukturierung ihres Tagesablaufs. Darüber hinaus können auch Hilfestellungen zu einer erfolgreichen Selbstorganisation zur Verfügung gestellt werden.
  • Bei der Arbeit zu Hause ist die Gefahr, dass Grenzen zwischen Privat und Arbeit verschwimmen, deutlich erhöht. Besprechen Sie daher mit Beschäftigten gemeinsam, wie Erreichbarkeit und Reaktionszeiten gestaltet werden können. Die Regelungen sollten klar, aber auch flexibel genug getroffen werden. Ermutigen Sie Beschäftigte nach getaner Arbeit dazu, digitale Endgeräte auszuschalten.
  • Vertrauen in die Arbeit der Beschäftigten bedeutet auch Vertrauen in die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit. Eine regelmäßige Verlängerung der Arbeitszeit und fehlende Erholungspausen führen schnell zu vermehrten Fehlern, höherem Stresserleben und schlechten Arbeitsbedingungen.

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