Gutes Change Management – Grundpfeiler der Digitalisierung

Gutes Change Management

Der Grund für das gestiegene Angebot an Kursen insbesondere zu Software Tools ist: Der Erfolg der Digitalisierung in Unternehmen steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter.

Doch genau an dieser Stelle hakt es mitunter gewaltig: Zwei Drittel der Mitarbeiter sind mit der Einführung neuer Software unzufrieden. Zu diesem Ergebnis kommt die Social Collaboration Studie 2019 der Technischen Universität Darmstadt und der Unternehmensberatung Campana & Schott.

Studie: Bedürfnisse der Mitarbeiter kommen zu kurz

Die Zahlen verdeutlichen, wie wichtig ein begleitendes Change Management für die erfolgreiche Einführung neuer Lösungen ist. Gleichzeitig zeigt die Untersuchung, dass Unternehmen konkrete Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter nicht ausreichend berücksichtigen und die Beschäftigten zu wenig Zeit haben, um sich mit den Tools auseinanderzusetzen. Zwar wird in den Unternehmen offenbar mehr Wert darauf gelegt, dass die Geschäftsleitung die Social-Collaboration-Tools explizit befürwortet und unterstützt, doch dadurch fühlen sich längst nicht alle Mitarbeiter vollständig abgeholt.

„Das Change Management muss Mitarbeiter begeistern und Teams schmackhaft machen“, sagt Sabine Erlebach, Geschäftsführerin der datac Kommunikationssysteme GmbH, die Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt und auch Schulungen zu Microsoft Teams anbietet. „Dabei ist es extrem wichtig, Mitarbeitern zu zeigen, wie der digitale Arbeitsplatz funktioniert und dass sie von Tools wie Microsoft Teams auch persönlich profitieren.“

Moderne Technologien steigern Arbeitseffizienz

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter frühzeitig einbinden und alle Bedürfnisse berücksichtigen, können dank Social-Collaboration-Tools wie Microsoft Teams dagegen stark profitieren. Denn mithilfe moderner Technologien lässt sich die Arbeitseffizienz der Studie zufolge um bis zu 50 Prozent steigern. Investitionen in Social-Collaboration-Tools seien daher zwingend erforderlich, um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, erklären die Autoren der Studie. Auch die Mitarbeiter selbst sind der Meinung, dass Social Collaboration bei der Zusammenarbeit hilft. Fast die Hälfte der Befragten (45 Prozent) gab an, Aufgaben effizienter bearbeiten zu können. 43 Prozent sind der Meinung, dass sie leichter neues Wissen aufbauen können und 41 Prozent der Mitarbeiter kommunizieren häufiger direkt mit ihren Kollegen.

Bei wichtigen IT-Projekten sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Mit einem guten Akzeptanzmanagement gewinnen Firmen die Anwender für neue Kommunikationswerkzeuge und können sie auf neue Arbeitsweisen vorbereiten sowie umfassend schulen.

Bei der Einführung von Microsoft Teams ist es nicht damit getan, das Tool für alle Mitarbeiter freizuschalten. Soll die Kollaborationslösung die Kommunikation langfristig verändern und die Zusammenarbeit verbessern, müssen Unternehmen ihre Hausaufgaben gründlich machen.

Eigene Unternehmenskultur berücksichtigen

Bei der Einführung von Microsoft Teams, das direkt in Office 365 integriert ist, müssen Firmen ihre eigene Unternehmenskultur berücksichtigen. „Unternehmen nutzen die Lösung aufgrund ihrer jeweiligen Kultur sehr unterschiedlich“, sagt Sabine Erlebach, Geschäftsführerin der datac Kommunikationssysteme GmbH, die Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt und auch Schulungen zu Microsoft Teams anbietet. „Wenn eine Firma zum Beispiel eine gute Feedback-Kultur hat und Fehler erlaubt sind, geht man offen mit Teams um“, sagt Erlebach. Ein Unternehmen, dessen Kultur auf Fehlervermeidung ausgerichtet ist, kommuniziere über das Tool dagegen anders.

Führungsebene einbinden

Die Einführung von Teams gelingt in der Regel nur mit einem begleitenden Change Management, das Mitarbeiter begeistert. „Wenn die Führungskräfte nicht eingebunden sind, kann man es gleich lassen“, sagt Erlebach. „Denn in den Prozessen benötigen Unternehmen eine massive Durchschlagskraft aus der oberen Führungsebene heraus.“ Um von Microsoft Teams zu profitieren, müssen alle Abteilungsebenen und Mitarbeiter eingebunden werden.

Quick-Wins aufspüren und Teams schmackhaft machen

Unternehmen sollten bestenfalls schon vor der Einführung von Microsoft Teams Themen finden, die sie sofort umsetzen können. „Mitarbeiter müssen sagen: ‚Klasse, da habe ich schon lange drauf gewartet.‘ Oder: ‚Super, das ist viel einfacher‘“, sagt Erlebach. Dies könnten anfangs auch einfache Dinge wie der Speiseplan aus der Kantine sein, den nun alle Mitarbeiter zentral einsehen können. Oder eine andere Informationsteilung, die früher so nicht möglich war. Es könnte aber auch die Chatfunktion in der App sein, sofern Mitarbeiter vorher nicht auf diese Art kommunizieren konnten.

Leitfaden für Mitarbeiter erstellen

Unternehmen sollten eine Guideline für alle Mitarbeiter formulieren. „Firmen müssen hier klare Aussagen treffen“, befindet Erlebach. „Es ist zum Beispiel wichtig, dass sich die Mitglieder eines Teams besprechen, über welche Kanäle ihre Kommunikation ablaufen soll.“ In der Guideline sollte zudem festgelegt werden, wann welche Lösung genutzt wird.

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