Collaboration Tools richtig planen – wir sind Ihr Partner

Collaboration ist die Zusammenarbeit von mehreren Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen, um eine oder mehrere evtl. regelmäßige Aufgaben zu bewältigen oder ein Projekt auszuführen. Hierbei können die Projektteams sowohl räumlich als auch organisatorisch getrennt sein. So ist es möglich, dass sich ein Teil der Mitarbeiter an einem anderen Standort des Unternehmens oder in einer anderen Abteilung befindet. Auch externe Dienstleister oder Kunden lassen sich auf diese Weise einbinden.

 

Es gibt eine breite Palette an Collaboration Software (auch Groupware genannt), um die zur Zusammenarbeit notwendige Kommunikation zu ermöglichen. Die Lösungen müssen unter anderem unterschiedliche Hardware, etwa stationäre Rechner und mobile Geräte, aber auch verschiedene Kommunikationswege, zum Beispiel E-Mails, Instant Messaging und Videokonferenzen, berücksichtigen. Es gibt sehr viele Produkte von einfachen Einzelkomponenten bis zu modular aufgebauten Komplettsystemen. Zu den weltweit führenden kommerziellen Herstellern zählen IBM und Microsoft. In aktueller Groupware, wie bei SAP Jam, finden sich immer mehr Funktionen, die Cloud Computing und Social Software unterstützen.

Collaboration kann asynchron sein. In dem Fall erfolgt die Zusammenarbeit und Kommunikation der Teammitglieder nicht unbedingt zur gleichen Zeit. Im Gegensatz dazu arbeiten bei synchroner Collaboration die Teammitglieder gleichzeitig zusammen und kommunizieren während der Zusammenarbeit.

Fünf Millionen Euro im Jahr – so viel Geld verlieren Unternehmen mit circa 500 Mitarbeitern durch ineffiziente Kommunikation. Studien haben ergeben, dass mehr als zwei Drittel der befragten Arbeitnehmer ihren Arbeitstag mit der Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern verbringen, und dabei zwölf Prozent ihrer Arbeitszeit verlieren.

Der Grund: Arbeitserleichternde Tools werden nicht angeboten, nicht genutzt, oder es sind schlichtweg zu viele Anwendungen im Einsatz und diese sind nicht miteinander kompatibel. So gehen laut Studie an einem normalen Arbeitstag rund 70 Minuten „verloren“, die für produktivere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Die Lösung: Team-Collaboration-Tools, die genau auf die Anforderungen der Mitarbeiter zugeschnitten sind. 

1. Überprüfen Sie, welche externen Anwendungen Ihre Mitarbeiter verwenden

Es kommt sehr häufig vor, dass Mitarbeiter Anwendungen und Tools installieren, ohne der IT-Abteilung oder ihrem Vorgesetzten Bescheid zu geben. Diese sind für gewöhnlich weder geprüft noch klassifiziert – Stichwort „Schatten-IT“.

Hinzu kommt, dass diese Anwendungen die Daten meistens in der Public Cloud speichern und nicht innerhalb der internen IT-Strukturen. Von diesen Tools geht eine große Gefahr für die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens aus, denn sie stellen ein Einfallstor für Schadsoftware dar. Zudem können sie zu einem beachtlichen Stolperstein für kleine wie große Unternehmen in Bezug auf die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

Überprüfen Sie deshalb ganz genau, welche Anwendungen zu welchem Zweck bereits im Unternehmen genutzt werden. Nutzen Sie diese Informationen, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu evaluieren. Wird beispielsweise ein inoffizielles Chat-System genutzt, sollten Sie über die Einführung eines Messenger-Dienstes nachdenken.

 

2. Wählen Sie das passende Collaboration – Tool

Das Angebot an Tools für die Zusammenarbeit ist so vielfältig wie unsere Unternehmenslandschaft. Stellen Sie daher sicher, dass Anwendungen, die Sie einführen wollen, Ihren aktuellen und langfristig geplanten Anforderungen entsprechen. Kann eine Audio-Conferencing-Software um Videokonferenzen erweitert werden? Sind Chat-Systeme effizient? Arbeiten Ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen, sind gegebenenfalls zusätzliche Funktionen notwendig.

Wenn Sie bereits ein Tool einsetzen, prüfen Sie, ob es tatsächlich für die Aufgaben geeignet ist, für die es verwendet wird. Arbeiten Teams beispielsweise regelmäßig mit externen Kunden, Partnern oder Dienstleistern zusammen, empfiehlt sich der Einsatz von Tools, die genau darauf ausgelegt sind, und die Integration anderer Anwendungen erlauben.

 

3. Setzen Sie ein Trainingsprogramm ein

Unabhängig von der Wahl der Collaboration-Software: Ihre Mitarbeiter müssen mitspielen. Definieren Sie deshalb einen konsequenten Trainingsplan. Ein gut durchdachtes Trainingsprogramm für das Team erläutert beispielsweise auf anschauliche Art und Weise die Funktionsweisen der neuen Software. Denken Sie daran, verschiedene Medien anzubieten: Video, Text, Bildanleitungen sowie ein Handbuch. So holen Sie alle Mitarbeiter ab – unabhängig von ihren technischen Kenntnissen.

 

4. Klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung, wie viele Anfragen sie bekommt

Halten Sie fest, wie viele Anfragen in Ihrer IT-Abteilung bezüglich sämtlicher Anwendungen eingehen, also sowohl der autorisierten als auch der nicht-autorisierten. Wieviel Zeit wird dafür täglich investiert? Welches sind die häufigsten Fragen? Wo hakt es? So stellen Sie fest, wo noch Schulungsbedarf besteht, und wieviel Geld die Anwendungen Ihr Unternehmen kosten.

 

5. Entwickeln Sie eine Unified Communications (UC)-Strategie

Mit einer UC-Strategie können Sie unproduktive Aktivitäten reduzieren und ermöglichen Teams, effektiver zu arbeiten. Trotzdem haben 40 Prozent der Unternehmen keine solche Strategie. Beachten Sie bei der Planung, dass das Hinzufügen einer Anwendung für die gemeinsame Nutzung von Verbraucherdaten zur UC-Datensicherheitsstrategie in Ihrem Unternehmen passen muss.

Eine Strategie für Unified Communications bietet darüber hinaus einen Benchmark für künftige Entscheidungen. Sobald Sie eine Strategie definiert haben, können Sie Jahr für Jahr bessere Entscheidungen treffen und so den Alltag effizienter gestalten. Mit einer solchen UC-Strategie und Zahlen, die Fortschritte klar belegen, können Sie quantifizieren, ob Ihre Collaboration-Tools Ihrem Unternehmen helfen.

Wenn Sie diese Tipps bei der Implementierung von Team-Collaboration-Tools berücksichtigen, haben Sie gute Chancen, dass Ihre Mitarbeiter die Neuerungen annehmen und ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Deshalb ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter schon in die Planung einzubeziehen. Dies erhöht die Akzeptanz, und der gewünschte Effekt tritt ein: mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und für die Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance.

Unternehmen gehen mit der Implementierung smarter, integrierter Tools einen weiteren Schritt in Richtung digitale Transformation und können ihr Personal auf hohem Niveau managen – bei voller Flexibilität. Mit einer UC-Strategie können Sie zudem analysieren, ob Ihre Collaboration-Tools Ihrem Unternehmen helfen oder nur Zeit und Geld kosten – und diese dann entsprechend anpassen. (mb)